Trong thời đại số hóa mạnh mẽ hiện nay, việc tự động hóa các quy trình nghiệp vụ đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu sai sót thủ công. N8N – một nền tảng mã nguồn mở mạnh mẽ hỗ trợ tự động hóa quy trình mà không yêu cầu kiến thức lập trình chuyên sâu – đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn và ứng dụng.
Với mục tiêu giúp các cán bộ kỹ thuật và nhân viên tại Công ty VPSTTT dễ dàng tiếp cận và triển khai các quy trình tự động hóa đơn giản, tài liệu này được xây dựng nhằm:
- Giới thiệu tổng quan về nền tảng n8n
- Hướng dẫn từng bước tạo một Project cơ bản
- Cung cấp ví dụ minh họa phù hợp với nhu cầu thực tế của công ty
Tài liệu hướng dẫn này phù hợp với cả những người mới bắt đầu và những người đã có kinh nghiệm kỹ thuật, nhằm đảm bảo bất kỳ ai trong công ty cũng có thể bắt tay vào xây dựng các quy trình tự động hóa riêng biệt một cách nhanh chóng, hiệu quả và dễ dàng mở rộng.
Giới thiệu về N8N
N8N là một công cụ tích hợp và tự động hóa mã nguồn mở, cho phép người dùng xây dựng các luồng công việc (workflow) thông qua giao diện kéo-thả trực quan. Nó hỗ trợ hàng trăm dịch vụ khác nhau như Gmail, Slack, Google Sheets, PostgreSQL, Webhooks, v.v.
N8N là một công cụ tự động hóa quy trình làm việc (workflow automation tool) mã nguồn mở, cho phép bạn kết nối và tích hợp nhiều dịch vụ, ứng dụng, API với nhau thông qua một giao diện kéo-thả đơn giản.
Đặc điểm nổi bật của N8N:
- Mã nguồn mở 100% – Có thể cài đặt trên máy chủ riêng, tùy biến theo nhu cầu doanh nghiệp.
- Giao diện kéo – thả – Không cần biết lập trình vẫn có thể tạo luồng công việc.
- Tích hợp hàng trăm dịch vụ – Hỗ trợ sẵn Google Sheets, Gmail, Slack, Telegram, MySQL, PostgreSQL, Webhooks, API REST, v.v.
- Có thể viết code tùy chỉnh – Cho phép chèn JavaScript để xử lý logic phức tạp.
- Tự động hóa theo sự kiện – Tự động gửi email, lưu dữ liệu, gọi API khi có trigger xảy ra.
Hướng dẫn cách tạo một project đơn giản với n8n – hệ thống gửi email cho khách hàng
Bước 1: Truy cập n8n
Trước tiên, bạn cần truy cập vào giao diện web của n8n. Nếu bạn đã mua VPS cài sẵn n8n từ VPSTTT, chỉ cần truy cập link được cung cấp và đăng nhập.
Bước 2: Tạo Workflow mới
- Click “+ New Workflow”
- Đặt tên ví dụ:
Hệ thống gửi email cho khách hàng
Bước 3: Thêm Google sheet
- Tìm kiếm google sheet
- Nhấn google sheet và chọn Create spreadsheet sẽ hiện ra giao diện như hình dưới
- Ở mục Credential to connect with chọn vào ô được đánh dấu
- Bạn hãy chọn Sign in with Google, vào gmail đã có và nhấn tiếp tục
Bước 4: Chuẩn bị google form và câu hỏi thông tin khách hàng
- Tạo sheet thông tin khách hàng thông qua google sheet
- Ví dụ như ảnh dưới
- Tạo xong câu hỏi bạn hãy nhấn sang câu trả lời và bấm vào phần liên kết với trang tính rồi tạo tên cho bảng tính mới, sau đó nhấn tạo
- Bây giờ hãy liên kết bản sheet google form với n8n
- Bạn hãy sao chép link của bảng sheet phía trên (lưu ý chỉ lấy từ sau dấu d/ và tới trước /edit nhé)
- Sao chép xong rồi bạn hãy dán vào ô By ID
- From list sẽ hiện câu trả lời biểu mẫu 1 và chọn
- Sau khi chọn xong bạn hãy ra bên ngoài trang chính. Vậy là bạn đã thiết lập xong nút google sheet
Bước 5: Tạo email
- Tiếp theo bạn hãy tạo một nút để thực hiện gửi mail cho khách hàng
- Bạn nhấn vào dấu + nhập gmail và chọn Send a message
- Ô Credential to connect with bạn hãy nhập mail như bước tạo google sheet
- Bên phần Input bạn hãy nhấn thực hiện trước đó sẽ hiện ra thông tin bên google sheet mà bạn đã tạo
- Bạn hãy dùng chuột kéo email vào ô To
- Ô Subject bạn hãy đặt tên ví dụ như là Đặt hành thành công
- Ô cuối cùng là message là nội dung đặt hàng. Ví dụ:
Cảm ơn bạn đã đặt hàng
– Đơn hàng:
-Tên:
– Địa chỉ:
Chúng tôi sẽ giao hàng trong vòng 3 hoặc 4 ngày tới, bạn vui lòng chú ý đến điện thoại khi shipper gọi.
- Sau khi nhập nội dung massage xong, bạn tiếp tục kéo họ tên vào ô message. Bạn hãy nhấn lại vào ô đó và xóa phần họ tên đó đi (đã bôi đen như hình dưới)
- Tiếp tục bạn hãy kéo họ tên vào thẳng hàng của tên trong ô message, sđt, email, địa chỉ vào.
- Khi khách hàng đặt hàng, thông tin thì tin nhắn tự động sẽ được gửi về cho khách hàng
- Nếu bạn muốn mất dòng cuối cùng như ảnh dưới hãy nhấn vào mục gmail đã được tạo thành công
- Nhấn vào add option và chọn dòng đầu tiên, tắt đi là xong
Những lợi ích khi sử dụng N8N
- Mã nguồn mở & miễn phí
- Dễ dàng tích hợp đa nền tảng
- Tạo workflow linh hoạt như lập trình
- Triển khai dễ dàng & linh hoạt
- Tăng năng suất – giảm chi phí vận hành
- Bảo mật và kiểm soát dữ liệu
- Cộng đồng mạnh mẽ, tài liệu đầy đủ
KẾT LUẬN
Qua hướng dẫn trên, người dùng đã nắm được quy trình tạo một project tự động hóa đơn giản bằng n8n – từ việc cài đặt giao diện, thiết lập các node đầu vào/ra, đến cách liên kết dữ liệu và xuất kết quả. Với tính trực quan, kéo-thả dễ dùng, n8n giúp tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý thủ công và tối ưu hoá hiệu suất công việc.
Công ty VPSTTT hy vọng hướng dẫn này sẽ là bước khởi đầu để bạn áp dụng n8n vào các bài toán thực tế như: gửi email hàng loạt, xử lý webhook, kết nối API tự động hoặc xây dựng quy trình xử lý dữ liệu chuyên nghiệp.
